Geschäftsprozesse

Hauptbuchhaltung

Es war von Seiten der Bike Int. gewünscht, dass eine Buchungskreisübergreifendes Controlling und buchungskreisübergreifende Zahlungen möglich sind. Die Abschlusserstellung wurde so eingerichtet, das dies mit dem Closing Cockpit durchgeführt werden kann. Unter Vorlage der Struktur INT wurde eine eigene Bilanz und GuV-Struktur (BS) erstellt. Für die Reinigungskosten wurde innerhalb der GuV-Struktur eine eigenständige GuV-Position „Reinigungsaufwand“ erstellt. Das Konto 4171 wurde diesem Konto zugewiesen. Das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit (Summe Betriebserebnis bzw. GuV plus Finanzergebnis) wurde als Summe in der Gewinn und Verlustrechnung ausgewiesen. Damit ausschließlich eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitern Zugriff auf bestimmte Konten haben (Kontenintervall 76000 bis 76999) wurde die separate Kontengruppe SE Rückstellungen eingerichtet. Hierfür war es erforderlich die Felder Einzelposten, Sachbearbeiter und Berechtigungsgruppe als Mussfeld zu führen, damit dies gesteuert werden konnte. Daneben wurde eine separate Beleg Art für Sachkonten zum Bebuchen dieser Konten eingerichtet werden, welche im Nummernkreisintervall 21 liegt und nur für das HO ausgeprägt wird. Es wurde beschlossen, das das Testfeld im Belegkopf als Mussfeld gecustomized wird. Es wurde für die Beleg Art für die Belegaufteilung der Geschäftsvorfall 0000 mit der Variante 0001 hinterlegt. Es wurde gewünscht, dass innerhalb der verwendeten Feldstatusvariante 1000 eine neue Feldstatusgruppe Z angelegt wird, welche das Textfeld als Mussfeld verlangt und zudem für die CO-Kontierung nur die Kostenstelle zulässt. Vorlage war die Feldstatusgruppe G013. Es wurde eine Belegänderungsregel für die Kontoart S (Sachkonten) erstellt, welche das ändern des Positionstextes (BSEG-SGTXT) im Buchungskreis HO nicht mehr zulässt.

Kreditorenbuchhaltung

Es war gewünscht, dass Rechnungen einfach und mehrfachkontiert gebucht werden konnten, hierfür wurde die Splitbuchung eingerichtet. Weiter war es gewünscht, Lieferanten in Kontengruppen zu sortieren um Auswertungen fahren zu können. Damit Rechnungen automatisch verbucht werden können sollte das Zahlprogramm inkl. Vorschlagslauf und Sollsaldoprüfung eingerichtet werden. Daraufhin erstellt das System automatisch einen Zahlungsträger. Weiter wurde gewünscht, dass es möglich ist, mit Wirtschaftsprüfern, Saldenbestätigungen an ausgewählte Kreditoren zu senden. Da auch Rechnungen in Fremdwährung ans Unternehmen gesendet wurden war es Aufgabe diese offenen Rechnungen in Fremdwährungen zum Monats- und Jahresende zu bewerten und in der Gewinn und Verlustrechnung auszuweisen. Wichtig war es auch, sicherzustellen, das unvollständige Stammdaten nicht dazu führen, das Schecks gar nicht an die Empfänger versendet oder erst zu spät versendet werden konnten. Dies hatte u.a. den Skontoverlust zur folge. Hierfür wurde z.B die Validierungs Funktion eingerichtet.

Debitorenbuchhaltung

Die Verwendung der Debitorenstammsätze sollte grundsätzlich dezentralisiert geschehen. Die allgemeinen Stammdaten wurden von der Vertriebsabteilung angelegt. Daraufhin ist die Buchhaltungsabteilung mit der Pflege der Buchhaltungsdaten und Zahlungsverkehrsdaten beauftragt. Zusätzlich wurde ein CpD Konto eingerichtet (alphanummerisch). Ausgangsrechnungen werden grundsätzlich über das Sales Order Management in die Debitorenbuchhaltung gebucht. Bei Bestandskunden sollten kleine Zahlungsdifferenzen automatisch vom System ausgebucht werden können. Zusätzlich wurde ein vier-Stufiges Mahnverfahren eingerichtet. Um einen Debitor anzumahnen musste ein Posten fünf Tage überfällig sein. Gleichzeitig waren drei Kulanztage für die Einzelposten zu gewähren.

Anlagenbuchhaltung

Bike plante, mit einer zusätzlichen Anlagenklasse für Spezialmaschinen zu arbeiten. Abschreibungsläufe sollten vereinfacht werden und das Anlagengitter sollte übersichtlicher sein als bisher.

Bankbuchhaltung und Maschinelles Ausgleichen

Da Bike Int. relativ viele Transaktionen mit Bargeld abwickelt sollte ein Kassenbuch eingerichtet werden. Insbesondere für die Einmalkunden kommen Kassenbuchtransaktionen vor.

Bilanz und GuV vorbereiten

Der Leiter des Rechnungswesens von Bike Int. benötigte nicht nur eine Gesamtbilanz für seinen Buchungskreis und einen Aufriss nach Profitcenter und Segment, sondern weitere Selektionen nach Partnerprofitcenter, Partnersegment etc… Dazu sollte ein Recherchebericht verwendet werden. Diese Liste sollte mithilfe der Bilanz/ GuV Struktur strukturiert werden.